г. Ростов-на-Дону
ул. Плужная, 16

Мы на карте

GPS: 47°15′21″N, 39°46′1″E
(1060-ый км трассы М4 Дон)

zakaz@don-eaoi.ru

Новости

ДЕЛОВАЯ ПОЕЗДКА: КАК ПРАВИЛЬНО ОРГАНИЗОВАТЬ?

3 февраля 2018

Обеспечение комфортных условиях деловой поездки руководителя в другой город иногда вызывает много вопросов и трудностей. Давайте разберёмся!

Командировки бывают внутренние (по России) и зарубежные. Разница этих видов поездок в том, что большинство зарубежных командировок сопровождается получением визы. Для оформления визы необходимо собрать пакет документов, которые запрашивает посольство.

1. Выбор гостиницы.

Забронировать гостиницу можно напрямую на ее официальном сайте (например, https://hoteldon.ru), по телефону или через сайты бронирования. Вы можете выбрать гостиницу или отель под определенные требования: к месту расположения, к звёздности отеля и т.д. На большинстве сайтов гостиниц для информации гостей размещают карту, чтобы Вы могли сориентироваться о месторасположении конкретной гостиницы и оценить её удаленность от места вашего рабочего визита. Также на официальном сайте отеля можно найти подробную информацию о номерах и фотографии для удобной визуализации.

При бронировании отеля через сайт бронирования или напрямую возможно потребуется банковская карта, на которой в отеле заблокируют сумму в размере штрафа за несвоевременное снятие брони (обычно за 1–3 дня до заезда). Если вы аннулируете бронь позже указанного срока или руководитель просто не заедет в отель, заблокированную сумму снимут с карточки. Условия снятия брони указываются на сайте.

Иногда гостиницы вступают в переписку для разрешения возникших недоразумений либо вам приходит стандартное сообщение о том, что бронь подтверждена или невозможна. Тогда вам нужно связаться с отелем, чтобы выяснить и исправить причину неудачной брони.

Если в городе проходит какое-либо масштабное мероприятие (например, футбольный матч), может возникнуть проблема с наличием свободных мест в гостиницах. Тогда необходимо позаботиться о размещении руководителя заранее и забронировать номер в отеле заблаговременно.

Если вашей организации часто приходится отправлять в коммандировку сотрудников или руководителя в один и тот же населенный пункт, например командировка в Ростов-на-Дону, то есть смысл заключить договор на обслуживание с одной из гостиниц города и делать оплату по безналичному расчету.

Отель "Евразийский бизнес-центр" сотрудничает с различными организациями города по размещению командировочных. Одним из наших партнёров является "Ростсельмаш". Командировочные и обучающиеся академии Ростсельмаша постоянно проживают в уютных номерах нашей гостиницы. Одним из больших преимуществ нашего отеля является его малая удаленность от завода-гиганта (5 минут пешком).
Во многих гостиницах предусмотрена как предоплатная система расчетов так и оплата по факту.

2. Заказ билетов.

Билеты можно заказывать напрямую в компаниях-перевозчиках.

После ознакомления с расписанием и выбора рейса вы заходите на сайт компании и бронируете билеты. Если билеты бронируются без финансового подтверждения (указания данных банковской карты), то бронь снимается очень быстро, часто через сутки-двое после бронирования. За это время нужно подъехать в представительство компании с копией паспорта руководителя (или оригиналом), копией брони и выкупить билет.

Если вы выкупаете билет с помощью банковской карты, на указанный вами электронный адрес приходит электронный билет, и ехать никуда не нужно: достаточно распечатать его и оплатить.

Если руководитель едет в командировку по России поездом, то расписание можно посмотреть на сайте Российских железных дорог (http://rzd.ru). Для заказа билетов вам также потребуется предоставить номер банковской карты.

3. Трансфер

На деловых партнерах, как на встречающей стороне, лежит ответственность за организацию встречи руководителя, но если возникают какие-то проблемы, можно обратиться в отель, в котором забронирован номер, и попросить их организовать встречу.

Если Вы прибыли в город на собственном автомобиле, необходимо позаботиться о том, есть ли охраняемая автостоянка в отеле, в котором забронирован номер.

Удачного Вам делового путешествия, ваш отель "Евразийский".
Вдали от дома, будьте как дома!

Написать комментарий